PMO - Project Management Office
Šta je PMO?
PMO (Project Management Office) predstavlja organizacionu jedinicu za upravljanje projektima (odnosno programima / portfolima). Iako nadležnosti umnogome variraju, PMO se smatra krucijalnim delom organizacionog upravljanja projektima (Organizational Project Management). Počinju da se pojavljuju sredinom 90-tih godina prošlog veka, a od tada se beleži značajan rast stope uspostavljanja. Kao i za definisanje projekta, postoje različite definicije za PMO, posebno u aspektu uloga i zadataka koje obavljaju. Skraćenica PMO često obuhvata i podrazumeva različite nazive, funkcije i poslove. Prema jednoj od definicija, PMO je centralizovana jedinica unutar organizacije koje uspostavlja i održava standarde, politike i procedure upravljanja projektima, kako bi se osigurala doslednost i usklađenost na svim projektima.
Jednostavnim rečima opisano, PMO je organizaciona celina (tim ljudi unutar organizacije uz eventualno eksterno angažovane saradnike), koja ima za zadatak da razvija, implementira i održava procese upravljanja projektima za potrebe projektnih struktura organizacije. PMO celine su generalno strukturirane kao i druge celine unutar organizacije. Upravo kao što druge celine postoje da formulišu, implementiraju i kontrolišu politike kompanije (npr. poput HR), PMO čini to isto za politike upravljanja projektima, deluje kao centralna tačka za sva pitanja iz upravljanja projektima i pomaže pojedinačnim projektima u širem kontekstu aktivnosti kompletne organizacije.
2010 : “PMOs are a necessary evil”
2012 : “Agile will make PMOs redundant”
2014 : “PMOs are dead”
2018 : “Don’t focus your consulting on PMOs, it will fail”
2020 : “Having a Strategically focused PMO would be useful”
2023 : “Can you help me set up a PMO”?
2023 – Rise of the (e)PMO?
Guy Thorpe
Tokom prethodnih godina dolazi do evolucije PMO poslova i zadataka, pa samim tim i ovlašćenja, nadležnosti i odgovornosti. Pojavljuju se i novi termini kako bi bolje opisali nove uloge npr. APMO (Agile PMO), Digital PMO, VDO (Value Delivery Office), BTO (Business Transformation Office), TMO (Transformation Management Office), VMO (Value Management Office), PMCoE (Project Management Centre of Excellence) itd. U skladu s tim, te funkcijama i tipovima PMO-a, kompetencije zaposlenih u PMO su raznolike. S druge strane, važno je istaći da se kompetencije PMO zaposlenih, po pravilu, značajno razlikuju od kompetencija projektnih menadžera.
PMO i Upravljanje projektima
PMI pod terminom PМО, u zavisnosti od funkcija koje obavlja, podrazumeva organizacione jedinice za upravljanje projektima, programima ili portfolima. U domenu projekata, PMO (Project Management Office) se definiše kao upravljačka struktura koja standardizuje procese u vezi sa projektnom upravom te pomaže, podržava i omogućava deljenje resursa, metodologija, alata i tehnika. Odgovornosti PMO-a mogu biti u opsegu od obezbeđivanja podrške upravljanju projektima do stvarne odgovornosti za direktno upravljanje jednim ili više projekata. Slično su definisane i jedinice vezane za upravljanje programima (Program Management Office) odnosno portfoliom projekata (Portfolio Management Office).
IPMA definiše PMO, ali posebno i PO (Project Office), kao deo stalne organizacije sa tipičnim ulogama na obezbeđenju podrške, postavljanju standarda i smernica za menadžere različitih projekata i programa, prikupljanju podataka sa projekata, konsolidovanje i izveštavanje upravljačkih tela. Za razliku od PMO, PO je često deo organizacije velikog projekta koji pruža podršku projektnom ili programskom upravljačkom timu.
APM koristi PO kao generički termin za sve PMO tipove i podrazumeva jedinicu koja služi organizacionim potrebama upravljanja projektima. Može obavljati jednostavne funkcije podrške za projektne menadžere pa sve do direktne odgovornosti za povezivanje korporativne strategije i realizacije projekata. Kada PO ima stratešku ulogu i odgovornost, APM koristi termin EPMO (Enterprise Project Management Office).
ISO pod Project Office (PO) podrazumeva različite PMO oblike, sa generalno sličnim opisima aktivnosti kao i prethodno navedene organizacije (standardizacija metoda i procesa, poslovi podrške, upravljanje informacijama, definisanje i administracija u projektnoj upravi itd.).
PMO je svakako glavni nosilac aktivnosti u Organizacionom upravljanju projektima.
PMO Funkcije u Upravljanju projektima
Kroz teorijska ali i praktična istraživanja, pojavljuje se više tipova PMO struktura u upravljanju projektima organizacija. Uočljive su varijacije u stepenu (nivou) kontrole, uticaja, podrške i ukupnog obima nadzora u upravljanju projektima unutar organizacije. Najopštija podela je na osnovu primarne funkcije:
- podrške – konsultativna uloga sa niskim nivoom kontrole nad projektima i obuhvata obrasce, najbolju praksu, treninge, naučene lekcije i dr.
- kontrole – obezbeđuje podršku i zahteva primenu metodologija, alata, obrazaca i usaglašenost sa projektnom upravom. Ovaj tip PMO ima srednji nivo kontrole
- rukovođenja – preuzima kontrolu nad projektima putem direktnog upravljanja projektima. Ovaj tip PMO ima izrazito visok nivo kontrole
Generalno gledano i uzimajući u obzir različite definicije i pojavne oblike PMO organizacionih jedinica, može se zaključiti da ih karakteriše zajednička osobina da su to celine u kojima se centralizuju aktivnosti vezane za upravljanje projektima/programima/portofolima (često i pod nazivom funkcije), s ciljem da se organizaciji omogući ostvarivanje boljih rezultata kroz projekte/programe/portfolie.
Svaka organizacija prilagođava funkcije, uloge i nivo ovlašćenja PMO-a sopstvenim potrebama, a najčešće funkcije su:
– Standardizacija, razvoj i implementacija metodologija
– Izveštavanje višeg menadžmenta o statusima projekata
– Podrška projektima, te nadzor i kontrola projektnih performansi
– Razvoj kompetencija zaposlenih, uključujući treninge
– Implementacija i upravljanje PMIS
– Učešće u strateškom planiranju
– Koordinacija između projekata
– Upravljanje programima/projektima
– Promovisanje projektnog menadžmenta
– Osiguravanje mentorstva za projektne menadžere i timove
– Pružanje saveta za viši menadžment
– Nadzor i kontrola PMO performansi
PMO zadaci (Deloitte)
Rezultatima studije The Project Group (TPG) iz 2020. godine, provedenim nad 330 kompanija u zemljama DACH (tj. Nemačka, Austrija i Švajcarska), identifikovano je 6 najčešćih PMO funkcija:
- Standardizacija metoda, alata i procesa
- Podrška implementaciji projekata
- Strateška podrška
- Multiprojektno upravljanje
- Edukacije, treninzi i Coaching
- Upravljanje resursima
Prema Gartner analizama iz 2019. godine u kontekstu PMO i upravljanja projektima zaključuje se da ne postoje standardi ili obrasci za implementaciju. Najbolji PMO tipovi su oni koji su skrojeni prema kritičnim izazovima i potrebama konkretne organizacije, a na nivoima gde se mogu realizovati benefiti. Dodatno, velike organizacije imaju više PMO celina koje se mogu značajno razlikovati. Gartner je identifikovao, iako je teško generalizovati zbog različitih nivoa zrelosti, 4 tipa PMO-ova:
- The Activist PMO
- The Delivery PMO
- The Compliance PMO
- The Centralized PMO
PMO kompetencije
Ono što se često propušta je da PMO zaposleni, kroz izvrsno poznavanje dinamike upravljanja projektima, čine mnogo više od same podrške i ostvarivanja preduslova za realizaciju projekata. Jedan od ključnih aspekata PMO uspeha svodi se na ljude i kako oni grade i održavaju odnose. Ovo je posebno važno kada PMO podržava implementaciju organizacione strategije, odnosno promene i transformacije. Znanja, veštine i sposobnosti potrebne za PMO zaposlene se razlikuju od onih koje su potrebne za uspešne projektne menadžere. Ipak, pojedine su prenosivi, dok druge nisu. Jedan od okvira PMO kompetencija je sačinjen u tri domena: Strategija (Strategy), Isporuke (Delivery) i Sposobnost (Capability).
Strategy
- Strategic Thinking
- Decision Making
- Benefits Realisation
- Analysis & Reporting
- Business Acumen
- Strategic Alignment
- Harnessing Knowledge
Delivery
- Frameworks & Methods
- Developing Talent
- Resource Management
- Lifecycle Management
- Governance Arrangements
- Change Management
- Assurance
Capability
- Ethics & Professionalism
- Working with Transparency
- Emotional Intelligence
- Stakeholder Engagement
- Communication
- Leadership
- Culture of Excellence
PMO organizacija i uloge
Uloge, struktura, ovlašćenja, nadležnosti i odgovornosti mogu umnogome varirati u zavisnosti od PMO tipa i grupe funkcija koje obavlja u upravljanju projektima. PMO može tokom vremena evoluirati, menjati funkcije, strukturu kako bi zadovoljio potrebe organizacije. Velike organizacije imaju više PMO celina (Global PMO, Headquarter PMO, Local PMO, Business PMO itd.), nekada i međusobno nezavisnih. PMO može imati jako jednostavnu strukturu i nekoliko zaposlenih. S druge, strane, velike PMO celine, pored vršenja uobičajenih funkcija, mogu biti i “kuća” za projektne menadžere, te direktno podređeni najznačajnim izvršnim pozicijama (Chief Project Officer, Vice President for Projects, CEO).
Primer PMO strukture sa nekim funckijama
Primer položaja PMO strukture u većim organizacijama
Budući da PMO može imati različite uloge, oblike, vršiti razne funkcije, varirati po broju zaposlenih, te dodatno i u zavisnosti od nadležnosti i odgovornosti, opšte role mogu obuhvatati:
- PMO Administrators
- PMO Staff / Poject Specialist
- PMO Analyst
- PMO Lead / PMO Officers
- PMO Manager / PMO Director / PMO Head
Agilni / Transformacioni PMO
PMO celine su često doživljavane kao nefleksibilne sa prevashodno kontrolnom ulogom (iako to očigledno nije u slučaju supportive tipa). Tamo gde to i jeste slučaj, uočljiva je transformacija (kod dosadašnjih “directive” PMO-ova) u PMO koji osluškuje, uklanja prepreke, pruža podršku i ne diktira stroge zahteve i rešenja. U agilnim organizacijama, iako postoje pojedini stavovi da su ovakve celine suvišne, PMO postaje agilni trener, nudeći konstruktivan nadzor i zastupanje:
- Obezbeđuje obuke za članove timova o principima i praksama agilnih i lean metoda
- Traži kontinuirana poboljšanja, lekcije naučene kroz eksperimentisanje,
- Uspostavlja zajednice ljudi sa sličnim veštinama u cilju razmene dobrih praksi i ideja, te postizanje konsenzusa o odgovarajućim alatima.
Dalje, izražene su i sledeće osobine: fokus na klijenta, fleksibilnost, adaptivnost, Value-Driven Delivery i prioritetizacija u tom kontekstu . S druge strane, svakako ostaju procesi standardizacije, kontinualnog poboljšavanja, governance, saradnje i podrške timovima, metrika i reportinga, podrške i upravljanja stejkholderima, rizicima itd.
PMO implementacija i razvoj
Jedan od retkih pristupa za implementaciju i razvoj PMO celina je PMO Value Ring Methodology. Prva verzija se pojavila 2017. godine, razvijena pod PMO Global Alliance i predstavlja rezultat višegodišnjeg istraživačkog projekta. Metodologija pruža strukturiran “korak po korak” pristup uspostavljanju PMO celina, razvoj, procenu te redizajn postojećih. Bazira se velikoj količini podataka, kolektivnoj inteligenciji i iskustvu globalne PMO zajednice.
Nedavno se pojavio i pristup pod okriljem PMO Global Institute. Definisan je CB-PMO Framework, uz korišćenje akronima PMO kao vodilje (Purpose, Measure, Optimize). Postoje 4 sloja: Foundation, Executable, Supporting i Leadership sa ukupno 26 procesa.
Modeli zrelosti PMO u upravljanju projektima
U segmentu razmatranja PMO modela, a uzimajući u obzir one koji se najčešće pojavljuju, može se govoriti o generalno dve velike grupe. U prvoj grupi modela, PMO se razmatra kroz tri alternativne forme dok u drugoj, većoj grupi, razmatranja se svode na 5 odnosno 6 formi.
Jedan od modela sa tri nivoa (Pinto) slikovito opisuje ulogu PMO-a kroz sledeće uloge i glavne karakteristike:
- meteorološka stanica – praćenje, nadgledanje i izveštavanje o statusu projekata,
- kontrolni toranj – direktan rad i podrška upravljanju projektima (uspostavljanje i unapređivanje standardizovanog upravljanja projektima),
- resursna baza – obezbeđuje i unapređuje projektne profesionalce.
Gartnerov model PMO zrelosti ima ukupno 5 nivoa i na najvišem stadijumu zrelosti se nalazi SEO (Strategy Execution Office).
Empirijskim istraživanjem PMI-a iz 2013. godine, izvršena je identifikacija i grupisanje u pet PMO okvira:
- PMO organizacione jedinice / PMO poslovne jedinice / Divizioni PMO / PMO departmana,
- projektni PMO / programski PMO,
- PMO podrške / servisa / kontrole,
- strateški / korporativni / kompanijski / portfolio / globalni PMO,
- centar izvrsnosti / centar kompetencija.
Posebno interesantan pristup za procenu PMO zrelosti je PMO kocka zrelosti (Pinto, Cota i Levin), trodimenzionalni model kroz sledeće dimenzije i karakteristike:
• obim:
– PMO na projektu/programu,
– PMO za departman tj. organizacionu celinu / poslovnu jedinicu,
– korporativni ili kompanijski PMO.
• pristup:
– operativni nivo,
– taktički nivo,
– strateški nivo.
• zrelost:
– osnovni nivo,
– srednji nivo,
– napredni nivo.
Prema autorima, svaki PMO ima svoju misiju i uloge u organizaciji uz zapažanje da je dimenzija obima međusobno isključiva (npr. PMO na projektu nema misiju korporativnog PMO), dok dimenzija pristupa može biti kako simultana tako i pojedinačna (npr. PMO može imati i strateški i taktički pristup istovremeno).